Leitfaden Kommunikation und Zusammenarbeit im Klimabeirat

Leitlinien

• wir respektieren die Privatsphäre der Mitglieder und aller Anderen
• wir nutzen wenn möglich freie Software als Werkzeuge für die Zusammenarbeit (Ziel: Datensparsamkeit in Bezug auf private und persönliche Daten)

Mailadressen

• bei wenigen Adressen ist eine offene Liste der Empfänger*innen erlaubt
• bei großem Verteiler (z. B. mehr als 7 Empfänger*innen) werden die Adressen verdeckt als BCC angegeben, im Text wird der Empfängerkreis benannt (z. B. an alle Mitglieder der Facharbeitsgruppe ...)

Dokumentation

• Pads (webbasierte Textprogramme) können für kurze Dauer genutzt werden um gemeinsam und gleichzeitig Themen zu bearbeiten

  • https://pad.foebud.org/

• das Wiki wird zur langfristigen Speicherung von Protokollen und Ergebnissen genutzt

  • https://wiki.fee-owl.de/KlimaBeirat2021/

• Namen werden in der Form "Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens" erfasst

Termine und Terminanfragen

• Terminanfragen möglichst 14 Tage vorher versenden und Frist für die Antworten setzen
• Zeitliche Verfügbarkeiten aller Mitglieder bei der Terminplanung weitmöglichst berücksichtigen
• Agenda vorab festlegen und möglichst 1-2 Tage vor Termin an Teilnehmer versenden
• Dauer der Treffen vorab festlegen und möglichst einhalten
• Ergebnisse von Terminen sollen dokumentiert werden
• wir nutzen als Werkzeug für die Terminfindung die freie Software:

  • https://nuudel.digitalcourage.de

• Namensnennung der Teilnehmer*innen wie oben.

Online-Konferenzen

• wir nutzen als Werkzeug die freie Software möglichst BigBlueButton (BBB) als Videokonferenz-Software:

  • https://www.senfcall.de/

• der sparsame Einsatz der Videofunktion schützt Ressourcen, es bietet sich an, Videos nur bei Redebeiträgen einzuschalten

Anträge

• Texte kurz fassen - viele Entscheider*innen haben wenig Zeit bis zur Entscheidung
• möglichst auf Abkürzungen und Fachbegriffe verzichten, wenn nötig bei der ersten Verwendung erklären
• reichhaltige Argumente und Fakten möglichst in ein separates Dokument auslagern

Veröffentlichungen

• Vor der Veröffentlichung im Namen des Beirates -> Meinung und Freigabe anderer Mitglieder und des Vorstands einholen

• Prüfen: Wie wirkt der Text auf die Leser*innen in verschiedenen Funktionen, mit unterschiedlichem Fachwissen, mit unterschiedlichen Wertvorstellungen

• Ziel: möglichst viele Leser*innen betroffen machen, mitnehmen, zur "richtigen" Entscheidung motivieren