Leitfaden Kommunikation und Zusammenarbeit im Klimabeirat
Leitlinien
- wir respektieren die Privatsphäre der Mitglieder und aller Anderen
- wir nutzen wenn möglich freie Software als Werkzeuge für die Zusammenarbeit (Ziel: Datensparsamkeit in Bezug auf private und persönliche Daten)
Mailadressen
- bei wenigen Adressen ist eine offene Liste der Empfänger*innen erlaubt
- bei großem Verteiler (z. B. mehr als 7 Empfänger*innen) werden die Adressen verdeckt als BCC angegeben, im Text wird der Empfängerkreis benannt (z. B. an alle Mitglieder der Facharbeitsgruppe ...)
Dokumentation
- Pads (webbasierte Textprogramme) können für kurze Dauer genutzt werden um gemeinsam und gleichzeitig Themen zu bearbeiten
- das Wiki wird zur langfristigen Speicherung von Protokollen und Ergebnissen genutzt
Namen werden in der Form "Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens" erfasst
Termine und Terminanfragen
- Terminanfragen möglichst 14 Tage vorher versenden und Frist für die Antworten setzen
- Zeitliche Verfügbarkeiten aller Mitglieder bei der Terminplanung weitmöglichst berücksichtigen
- Agenda vorab festlegen und möglichst 1-2 Tage vor Termin an Teilnehmer versenden
- Dauer der Treffen vorab festlegen und möglichst einhalten
- Ergebnisse von Terminen sollen dokumentiert werden
- wir nutzen als Werkzeug für die Terminfindung die freie Software:
- Namensnennung der Teilnehmer*innen wie oben.
Online-Konferenzen
wir nutzen als Werkzeug die freie Software möglichst BigBlueButton (BBB) als Videokonferenz-Software:
- der sparsame Einsatz der Videofunktion schützt Ressourcen, es bietet sich an, Videos nur bei Redebeiträgen einzuschalten
Anträge
- Texte kurz fassen - viele Entscheider*innen haben wenig Zeit bis zur Entscheidung
- möglichst auf Abkürzungen und Fachbegriffe verzichten, wenn nötig bei der ersten Verwendung erklären
- reichhaltige Argumente und Fakten möglichst in ein separates Dokument auslagern
Veröffentlichungen
Vor der Veröffentlichung im Namen des Beirates -> Meinung und Freigabe anderer Mitglieder und des Vorstands einholen
- Prüfen: Wie wirkt der Text auf die Leser*innen in verschiedenen Funktionen, mit unterschiedlichem Fachwissen, mit unterschiedlichen Wertvorstellungen
Ziel: möglichst viele Leser*innen betroffen machen, mitnehmen, zur "richtigen" Entscheidung motivieren